Algemene voorwaarden
Laatst bijgewerkt: 14-11-2026
1. Definities
BookAgent: BookAgent B.V., aanbieder van de dienst. Klant: iedere ondernemer of accountants- of administratiekantoor die een account aanmaakt of een licentie afneemt. Gebruiker: een door de klant toegelaten persoon die de dienst gebruikt, waaronder medewerkers en cliënten van een kantoor. Dienst: de online software BookAgent met alle modules, koppelingen, AI-functies en ondersteuning. Kantoorlicentie: een licentie waarbij het kantoor licentiehouder en contractpartij is voor de daaronder vallende administraties. Eigen licentie: een licentie waarbij de ondernemer zelf licentiehouder en contractpartij is.
2. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden, met de verwerkersovereenkomst als integraal onderdeel, gelden voor elk aanbod, elke overeenkomst en elk gebruik van BookAgent. Door een account aan te maken, een licentie te activeren of de dienst te gebruiken aanvaardt de klant deze voorwaarden en de privacyverklaring. Inkoop- of andere voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkingen gelden alleen als BookAgent ze schriftelijk heeft bevestigd. De dienst is uitsluitend bestemd voor zakelijke gebruikers.
3. Totstandkoming en proefperiode
Offertes, demo's en prijsoverzichten zijn vrijblijvend. De overeenkomst komt tot stand zodra de klant een account aanmaakt, een licentie activeert of de dienst feitelijk gebruikt. Een proefperiode geldt eenmalig per organisatie, is kosteloos en wordt geleverd zoals hij is (as is), mogelijk met beperkte functies. Na afloop wordt de toegang beperkt tot de klant een licentie activeert. BookAgent mag een aanvraag of account zonder opgave van redenen weigeren.
4. De dienst
BookAgent levert de dienst zoals deze op het moment van gebruik beschikbaar is. BookAgent mag de dienst, functies, modules en koppelingen doorlopend aanpassen, uitbreiden, vervangen of beëindigen. Ingrijpende wijzigingen die het gebruik wezenlijk beperken, kondigt BookAgent vooraf aan. BookAgent heeft een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting, en garandeert niet dat de dienst foutloos of zonder onderbreking werkt.
5. Account, gebruikers en beveiliging
De klant is verantwoordelijk voor juiste gegevens, het toekennen van rollen en rechten en het beheer van gebruikers. De klant mag gebruikers binnen en buiten zijn organisatie toegang geven, maar is volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor alle handelingen via die accounts. Een kantoor legt deze voorwaarden op aan de cliënten en anderen die het toegang geeft en ziet toe op naleving. Inloggegevens zijn persoonlijk en mogen niet worden gedeeld; tweestapsverificatie is verplicht. Ongeoorloofd gebruik meldt de klant direct aan BookAgent. De klant zorgt zelf voor geschikte apparatuur en een werkende internetverbinding.
6. Toegestaan gebruik en fair use
Het is niet toegestaan de dienst te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden, spam, (pogingen tot) verstoring, het omzeilen van beveiliging, reverse engineering of het overbelasten van de dienst of gekoppelde systemen. Op het gebruik geldt een redelijk-gebruikbeleid. Bij gebruik dat duidelijk afwijkt van normaal gebruik (zoals aantallen documenten, opslag, mailverkeer of aanroepen naar gekoppelde systemen) mag BookAgent het gebruik vertragen, beperken of opschorten, of het meerverbruik in rekening brengen. Bij (vermoeden van) misbruik mag BookAgent het account direct en zonder schadevergoeding blokkeren. Kosten en schade door overtreding komen voor rekening van de klant.
7. Tarieven en tariefwijzigingen
Alle tarieven zijn in euro's, exclusief btw, en staan op de website, in de app of in de offerte. Verbruik (zoals inkoop- en verkoopfacturen) en meerverbruik boven inbegrepen aantallen wordt achteraf afgerekend op basis van de registratie van BookAgent; die registratie is bindend, behoudens tegenbewijs. BookAgent mag tarieven jaarlijks indexeren volgens de CBS-consumentenprijsindex (CPI). Daarnaast mag BookAgent tarieven, staffels, modules en de prijsopbouw op ieder moment wijzigen, als vast bedrag of als percentage, met ingang van een door BookAgent te bepalen datum, onder meer bij gewijzigde marktomstandigheden of kosten die derden (zoals hosting-, AI- of koppelingspartners) opleggen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf per e-mail of in de app aangekondigd. Bij een verhoging boven de indexatie mag de klant opzeggen tegen de ingangsdatum, mits binnen 14 dagen na de aankondiging; daarna, of zonder opzegging, geldt de wijziging als aanvaard. Dit opzegrecht geldt niet bij verhogingen die voortvloeien uit wet- of regelgeving. Kortingen en actieprijzen gelden alleen voor de genoemde periode.
8. Betaling, incasso en opschorting
Betaling vindt maandelijks plaats via automatische SEPA-incasso, tenzij anders overeengekomen; de betaaltermijn van een factuur is 14 dagen. De klant geeft een machtiging af en zorgt voor voldoende saldo. Bij stornering of een mislukte incasso mag BookAgent administratiekosten in rekening brengen. Bij te late betaling is de klant zonder ingebrekestelling in verzuim en is hij naast het factuurbedrag de wettelijke handelsrente en alle buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten verschuldigd, waaronder kosten van advocaten, deurwaarders en incassobureaus. Bij verzuim of stornering mag BookAgent de toegang direct opschorten of blokkeren tot alles is voldaan; de betalingsverplichting blijft bestaan. Is na 3 maanden niet alles betaald, dan mag BookAgent de overeenkomst direct beëindigen. Alle vorderingen zijn direct opeisbaar bij faillissement, surseance, beslag, liquidatie of ontbinding van de klant. Bezwaar tegen een factuur moet binnen 14 dagen schriftelijk worden gemaakt en schort de betaling niet op. Vooruitbetaalde bedragen worden niet gerestitueerd.
9. Kantoorlicentie en eigen licentie
Bij een kantoorlicentie is het kantoor contractpartij en betaalt het kantoor voor alle administraties en modules die het daaronder activeert, ook als de onderliggende ondernemer zelf gebruiker is. Het kantoor staat ervoor in dat het gemachtigd is de gegevens van zijn cliënten in BookAgent te verwerken en is jegens BookAgent aansprakelijk voor het gebruik door zijn cliënten. Bij een eigen licentie is de ondernemer zelf contractpartij; een samenwerking met een kantoor verandert daar niets aan.
10. Modules
Modules worden maandelijks gefactureerd. Een module die wordt aangezet, wordt vanaf de lopende maand in rekening gebracht. Een module die wordt uitgezet, blijft tot het einde van de lopende maand actief en gefactureerd en stopt per de eerste dag van de volgende maand.
11. Uw gegevens en back-ups
De gegevens in uw administratie blijven van u. BookAgent verwerkt ze als verwerker uitsluitend om de dienst te leveren, volgens de verwerkersovereenkomst, en gebruikt ze niet voor andere doeleinden of voor het trainen van AI-modellen. BookAgent mag geanonimiseerde en geaggregeerde gebruiksgegevens gebruiken om de dienst te verbeteren. BookAgent maakt naar eigen inzicht periodiek back-ups voor de continuïteit van de dienst; daaruit ontstaan geen afdwingbare aanspraken op herstel. De klant is zelf verantwoordelijk voor het maken van eigen exports en voor de wettelijke (fiscale) bewaarplicht van zijn administratie.
12. Koppelingen met derden
Koppelingen, waaronder Exact Online, banken, mailboxen en Mollie, worden pas actief nadat de klant die zelf autoriseert. Voor gebruik is een geldig abonnement of licentie bij de betreffende derde vereist, op kosten van de klant; daarop zijn de voorwaarden van die derde van toepassing. BookAgent is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de beschikbaarheid, storingen, wijzigingen (ook van API's en limieten), prijzen, fouten of dataverlies van systemen van derden, of voor de gevolgen daarvan in de dienst. Als een derde een koppeling beperkt of beëindigt, mag BookAgent de koppeling aanpassen of stopzetten zonder schadevergoeding.
13. Automatische verwerking en AI
Functies zoals herkenning van facturen, voorstellen voor grootboekrekeningen en btw-codes, afletteren, signalen, adviezen en antwoorden van de AI-assistent zijn hulpmiddelen. De klant beoordeelt en keurt voorstellen (handmatig of via door hem ingestelde automatische verwerking) zelf goed en blijft volledig verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van aangeleverde gegevens, zijn administratie, boekingen, betalingen en aangiften. BookAgent dient nooit zelf aangiften in.
14. Beschikbaarheid, onderhoud en support
BookAgent spant zich in voor een zo hoog mogelijke beschikbaarheid, maar geeft geen uptime-garantie. BookAgent mag de dienst tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, updates of beveiliging, met of zonder aankondiging; gepland onderhoud vindt zoveel mogelijk buiten kantooruren plaats. Support wordt verleend via de app en e-mail; reactietijden zijn inspanningsverplichtingen. Fouten meldt de klant schriftelijk. Onderbrekingen geven geen recht op korting of schadevergoeding.
15. Aansprakelijkheid en verjaring
BookAgent is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. De aansprakelijkheid is per gebeurtenis (een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één) beperkt tot het bedrag dat de klant in de drie maanden voorafgaand aan de gebeurtenis voor de dienst heeft betaald, met een maximum van € 2.500. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, bedrijfsstagnatie, boetes en naheffingen, verlies of beschadiging van gegevens en schade door fouten in gekoppelde systemen, door derden (waaronder cliënten van de klant) of door onjuiste invoer is uitgesloten. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de directie van BookAgent. Schade moet binnen 14 dagen na ontdekking schriftelijk worden gemeld, anders vervalt het recht op vergoeding. Alle vorderingen jegens BookAgent vervallen in elk geval één jaar na het feit waarop ze berusten.
16. Vrijwaring
De klant vrijwaart BookAgent tegen alle aanspraken van derden, waaronder cliënten van een kantoor en toezichthouders, en vergoedt alle schade en kosten die daaruit voortvloeien, voor zover die verband houden met het gebruik van de dienst door de klant of zijn gebruikers of met de door de klant verwerkte gegevens.
17. Overmacht
BookAgent is niet gehouden tot nakoming bij overmacht, waaronder storingen bij hosting-, internet-, datacenter-, betaal-, AI- of koppelingspartners, cyber- en DDoS-aanvallen, stroomuitval, pandemieën, overheidsmaatregelen en ziekte van personeel. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding.
18. Intellectueel eigendom en feedback
Alle intellectuele eigendomsrechten op de software, broncode, het ontwerp, de teksten, sjablonen, databanken en documentatie berusten uitsluitend bij BookAgent of haar licentiegevers. De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst, zolang hij aan zijn verplichtingen voldoet. Kopiëren, decompileren of nabouwen is niet toegestaan. BookAgent mag technische maatregelen nemen ter bescherming van haar rechten. Feedback, wensen en ideeën van de klant mag BookAgent kosteloos, eeuwigdurend en zonder beperking gebruiken; de klant verkrijgt daardoor geen rechten op functies van de dienst, ook niet als die op zijn verzoek zijn ontwikkeld. BookAgent mag naam en logo van de klant als referentie noemen, tenzij de klant hiertegen schriftelijk bezwaar maakt.
19. Geheimhouding
Partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim en gebruiken die alleen voor het doel waarvoor zij is verstrekt, tenzij een wettelijke plicht openbaarmaking vereist.
20. Duur, opzegging en beëindiging
De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd en wordt maandelijks stilzwijgend verlengd. Opzeggen kan tegen het einde van een kalendermaand, via de app of per e-mail; een jaarabonnement loopt tot het einde van het contractjaar. Betalingsverplichtingen over verstreken perioden blijven bestaan. BookAgent mag de overeenkomst opzeggen met een termijn van één maand en direct beëindigen of opschorten bij verzuim, faillissement, surseance, misbruik, een veiligheidsrisico of op last van een bevoegde autoriteit. Na beëindiging vervalt het gebruiksrecht. De klant kan zijn gegevens nog 30 dagen exporteren; binnen 60 dagen kan de toegang tegen betaling worden heractiveerd met behoud van gegevens. Daarna mag BookAgent de gegevens verwijderen volgens de bewaartermijnen in de privacyverklaring.
21. Overdracht
BookAgent mag de overeenkomst en de daaruit voortvloeiende rechten en plichten overdragen aan een derde, bijvoorbeeld bij overname. De klant mag dit alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van BookAgent.
22. Wijzigingen van de voorwaarden
BookAgent mag deze voorwaarden wijzigen, onder meer door veranderingen in de dienst, de bedrijfsvoering of wet- en regelgeving. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vóór ingang per e-mail of in de app gemeld. Gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding. Wie een wezenlijke wijziging in zijn nadeel niet aanvaardt, kan opzeggen tegen de ingangsdatum, mits binnen 14 dagen na de melding. Wijzigingen die door wet- of regelgeving nodig zijn, aanvaardt de klant bij voorbaat.
23. Toepasselijk recht en geschillen
Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar BookAgent is gevestigd. Is een bepaling nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden en wordt die bepaling vervangen door een geldige die het doel zo dicht mogelijk benadert. Deze voorwaarden en de overeenkomst vormen samen de volledige afspraak tussen partijen.
Bijlage: Verwerkersovereenkomst
Voor zover BookAgent persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de klant, is BookAgent verwerker en de klant verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 28 AVG. BookAgent verwerkt de gegevens uitsluitend op schriftelijke instructie van de klant en om de dienst te leveren; de klant bepaalt doel en middelen en staat ervoor in dat de verwerking rechtmatig is en dat hij een verwerkingsregister bijhoudt. BookAgent neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, legt geheimhouding op aan haar medewerkers en mag subverwerkers inschakelen (zoals hosting-, mail-, AI- en betaalpartners) onder gelijkwaardige verplichtingen; de klant geeft daarvoor algemene toestemming. Gegevens worden zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. BookAgent meldt een datalek zonder onredelijke vertraging en helpt de klant redelijkerwijs bij verzoeken van betrokkenen en verplichtingen onder de AVG; bijstand buiten de normale dienst mag tegen het geldende uurtarief worden berekend. Na beëindiging worden gegevens verwijderd zoals in artikel 20 beschreven. De klant vrijwaart BookAgent tegen aanspraken door het niet naleven van de AVG door de klant. De aansprakelijkheidsbeperking van artikel 15 geldt ook voor deze verwerkersovereenkomst.
BookAgent is een product van BookAgent B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42184852, gevestigd aan John Stuart Millweg 11, 1689 ZN Zwaag. Voor vragen: info@bookagent.nl · www.bookagent.nl. Zie ook onze privacyverklaring.