Privacyverklaring

Versie 2.0 — laatst bijgewerkt: 14-11-2026

BookAgent is een online facturatie- en administratieplatform voor ondernemers en accountants- en administratiekantoren. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, met welk doel en op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en hoe u uw rechten uitoefent. Deze verklaring geldt voor bezoekers van www.bookagent.nl, gebruikers van de app en iedereen die contact met ons opneemt.

1. Wie is verantwoordelijk

BookAgent B.V., John Stuart Millweg 11, 1689 ZN Zwaag, KvK 42184852, e-mail info@bookagent.nl.

2. Onze rol: verantwoordelijke of verwerker

Verwerkingsverantwoordelijke zijn wij voor de gegevens van onze eigen klanten en websitebezoekers: account-, contact-, betaal- en gebruiksgegevens.
Verwerker zijn wij voor alle gegevens die u in uw administratie verwerkt, zoals facturen, relaties, bankmutaties en documenten. U (de ondernemer of het kantoor) blijft daarvoor verantwoordelijk en staat ervoor in dat u die gegevens rechtmatig verwerkt. Hiervoor geldt de verwerkersovereenkomst in de bijlage bij onze algemene voorwaarden.
Vraagt een klant of leverancier van u ons om inzage of verwijdering van zijn gegevens, dan sturen wij dat verzoek door naar u als verantwoordelijke.
Een accountantskantoor dat administraties van cliënten in BookAgent beheert, is daarvoor tegenover die cliënten verantwoordelijk.

3. Welke gegevens wij verwerken

Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, telefoonnummer en inloggegevens (wachtwoord alleen als hash; tweestapsverificatie verplicht).
Bedrijfsgegevens: adres, KvK- en btw-nummer, IBAN, logo en instellingen.
Relatiegegevens: naam, contactpersoon, adres, e-mailadres, btw- en KvK-nummer en IBAN van uw klanten en leveranciers.
Financiële gegevens: verkoop- en inkoopfacturen, offertes, producten, betalingen, grootboek- en btw-gegevens en, als u koppelt, gegevens uit Exact Online zoals openstaande posten en bankmutaties.
Documenten: bestanden die u uploadt of die uit een gekoppelde brievenbus komen.
Mailkoppeling (als u die aanzet): alleen metadata (afzender, onderwerp, datum); inhoud en bijlagen pas als een bericht aantoonbaar bij een factuur of open post hoort.
Betaalgegevens abonnement: naam rekeninghouder, IBAN (versleuteld), SEPA-machtiging en betaalstatus.
Gebruiks- en verbruiksgegevens: aantallen verwerkte documenten, gebruikte modules en AI-diensten, nodig voor de werking en de facturatie.
Technische gegevens: IP-adres, inlogpogingen en foutmeldingen, voor beveiliging en storingsonderzoek.
Contactgegevens: wat u ons meestuurt via het contactformulier, e-mail of telefoon.

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor de doelen hieronder. Wij verwerken bewust geen bijzondere persoonsgegevens; zet die ook niet in uw administratie tenzij dat wettelijk nodig is.

4. Doelen en grondslagen

Leveren van de dienst: facturen maken, versturen, inboeken, koppelen en rapporteren — uitvoering van de overeenkomst.
Account, proefperiode, facturatie en incasso van het abonnement — uitvoering van de overeenkomst.
Beantwoorden van vragen en demo-aanvragen — (pre)contractuele maatregelen of gerechtvaardigd belang.
Beveiliging, misbruikpreventie, storingsoplossing en verbetering van de dienst — gerechtvaardigd belang.
Service- en productberichten aan klanten (bijvoorbeeld wijzigingen, tarieven, onderhoud) — uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang.
Fiscale bewaarplicht en andere wettelijke plichten — wettelijke verplichting.
Eventuele nieuwsbrief — toestemming, altijd in te trekken.

5. AI en geautomatiseerde verwerking

BookAgent gebruikt AI om documenten uit te lezen, boekingen voor te stellen en vragen te beantwoorden, alleen in opdracht van de gebruiker. Wij gebruiken uw gegevens niet om AI-modellen te trainen. AI-uitkomsten zijn voorstellen: u controleert en beslist zelf. Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en voor u rechtsgevolgen hebben. Automatische blokkering bij niet-betaling volgt uit de algemene voorwaarden en kunt u altijd laten beoordelen via info@bookagent.nl.

6. Delen met derden

Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet aan derden voor hun marketing. Wij delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren (hosting, e-mail, betalingen via Mollie, AI-herkenning, KvK) en met koppelingen die u zelf aanzet, zoals Exact Online en uw mailbox. Met deze partijen zijn verwerkersafspraken gemaakt. Het volledige overzicht staat op Verwerkers en koppelingen. Wij mogen nieuwe verwerkers inschakelen; wij werken dat overzicht dan bij. Gegevens geven wij aan overheidsinstanties alleen als de wet dat verplicht.

Voor wat een gekoppelde dienst (zoals Exact Online, Google of Microsoft) zelf met uw gegevens doet, geldt de privacyverklaring van die partij. Hetzelfde geldt voor websites van derden waar wij naar linken.

7. Doorgifte buiten de EU

Wij slaan gegevens op in de EU. Enkele diensten (AI-herkenning en, als u die koppelt, Gmail of Microsoft 365) kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals de EU-standaardcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework.

8. Cookies en bezoekstatistieken

BookAgent gebruikt alleen functionele cookies en lokale opslag die nodig zijn om in te loggen, uw sessie te beveiligen en instellingen te onthouden. Wij gebruiken geen tracking-, advertentie- of remarketingcookies en plaatsen geen pixels van sociale media. Voor bezoekstatistieken van de website gebruiken wij een anonieme meting zonder cookies: die slaat niets op uw apparaat op, bewaart geen IP-adressen en herkent u niet. Gemeten worden onder meer bezochte pagina's, herkomst, land, browser, apparaattype, bezoekduur, laadsnelheid en fouten; detailgegevens worden 90 dagen bewaard en dagtotalen een jaar. U kunt cookies uitzetten in uw browser, maar inloggen werkt dan niet.

9. Bewaartermijnen

Administratieve en financiële gegevens, ook onze eigen facturen: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Accountgegevens: zolang uw account actief is.
Na beëindiging: administratiegegevens tot 60 dagen beschikbaar voor heractivering of export, daarna verwijderd; overige klantgegevens tot 1 jaar na afloop van de overeenkomst, tenzij de wet langer bewaren vereist.
Contact- en demo-aanvragen zonder overeenkomst: tot 24 maanden na het laatste contact.
Technische logbestanden: maximaal 12 maanden.
Back-ups: worden in de normale cyclus overschreven.
Sollicitaties: 4 weken na afloop, of 1 jaar met uw toestemming.

10. Beveiliging en datalekken

Verkeer verloopt via TLS/HTTPS, gegevens zijn versleuteld opgeslagen en elke administratie is afgeschermd. Tweestapsverificatie is verplicht, toegang is rolgebaseerd en belangrijke handelingen worden gelogd. Koppelingsgegevens zoals Exact Online-tokens worden extra versleuteld. Ontdekken wij een datalek, dan handelen wij volgens de AVG en informeren wij u als verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging. Zie ook Beveiliging. Geen enkele beveiliging is volledig; houd uw inloggegevens geheim en meld misbruik direct.

11. Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid, en u kunt toestemming altijd intrekken. Veel gegevens kunt u zelf inzien en wijzigen in de app, en via Instellingen → Privacy kunt u uw gegevens exporteren of uw account laten verwijderen. Een verzoek stuurt u naar info@bookagent.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen u te identificeren. Wij reageren binnen 30 dagen. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, kunnen wij niet eerder verwijderen.

12. Klachten

Heeft u een klacht, neem dan eerst contact met ons op; wij lossen het graag samen op. Komen wij er niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring wijzigen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina; bij wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten per e-mail of in de app.

14. Contact

BookAgent B.V., John Stuart Millweg 11, 1689 ZN Zwaag, KvK 42184852. E-mail: info@bookagent.nl of via de contactpagina.